"این همه چیز را تغییر داد" - چگونه یک ارتقاء یکپارچه پایان خط خروجی را 60٪ افزایش داد

من قبلاً فکر می کردم خروجی پایین از یک مشکل بزرگ ناشی می شود. پیش نویس های من خوب به نظر می رسید. گردش کار من خوب به نظر می رسید. تیم ایده های کافی داشت. با این حال، خروجی نهایی گیر کرده بود، و من به از دست دادن زمان برای تعمیرات کوچک که بی ضرر به نظر می رسیدند. معلوم شد موضوع کوچک است. یک تنظیم پایان خط من در فایلی که بین ابزارها جابجا می شد، شکستگی های خط ترکیبی داشتم. در صفحه من، متن عادی به نظر می رسید. در سیستم، انتهای خطوط نقاط شکست اضافی ایجاد می‌کردند، خطوط را در مکان‌های عجیب و غریب تقسیم می‌کردند و پردازش محتوا را سخت‌تر می‌کردند. بعد از اینکه آن یک تنظیم را تغییر دادم و قالب را ثابت نگه داشتم، خروجی در دسته آزمایشی من حدود 60 درصد افزایش یافت. این عدد من را شگفت زده کرد. همچنین نحوه کار من را تغییر داد. من از سرزنش کل فرآیند دست کشیدم و شروع به بررسی چیزهای کوچکی کردم که در لبه صفحه قرار دارند. خیلی ها این قسمت را از دست می دهند. آنها روی ایده بزرگ، پیشنهاد، عنوان، قیمت، فیلمنامه تمرکز می کنند. من هم همین کار را کردم. اما جزئیات کوچک قالب بندی چیزی بود که همه چیز را کند کرد. در اینجا چیزی است که من یاد گرفتم. من از سمت کاربر به مشکل نگاه کردم. اگر محتوای تمیز را به ابزاری ارسال کنم، انتظار خروجی تمیز را دارم. اگر متنی را با انتهای خطوط مختلط، فاصله‌های اضافی یا علامت‌های پاراگراف شکسته بچسبانم، نتیجه اغلب کثیف می‌شود. خواننده شکاف هایی را می بیند. سیستم نویز را می بیند. تیم من ویرایش های بیشتر، رفت و برگشت بیشتر و تاخیر بیشتری را می بیند. این نقطه درد من بود. من خروجی سریعتر می خواستم، اما همچنین می خواستم خطاهای کمتری داشته باشم. من نمی‌خواستم یک متن را سه بار بازنویسی کنم، زیرا یک خط شکسته در ویندوز، مک یا یک ویرایشگر وب متفاوت به نظر می‌رسید. بنابراین یک چک لیست کوچک برای خودم درست کردم. 1. من یک قالب پایان خط را انتخاب کردم و آن را برای هر فایل نگه داشتم. 2. متن کپی شده را قبل از ارسال به ابزار بعدی بررسی کردم. 3. فضاهای پنهان انتهای خطوط را حذف کردم. 4. زمانی که پلتفرم نیازی به قالب بندی غنی نداشت از متن ساده استفاده کردم. 5. قبل از اینکه مجموعه کامل را پردازش کنم، نتیجه را روی یک دسته کوچک آزمایش کردم. به نظر ساده می رسد. ساده بود. به همین دلیل کار کرد. من یک مورد واقعی از یک کار محتوای فروش را به یاد دارم. من در حال آماده سازی گروهی از یادداشت های محصول برای آپلود وب سایت بودم. محتوا به خودی خود مناسب بود، اما این فایل دارای انتهای خطوط مختلط بود زیرا از دو ویرایشگر تهیه شده بود. برخی از پاراگراف ها خیلی زود پیچیده شدند. برخی از گلوله ها شکسته به نظر می رسید. ابزار آپلود خراب نشد، با این حال صفحه نهایی ناهموار به نظر می رسید. من زمان بیشتری را صرف تعمیر فاصله پس از واردات کردم. بعد از اینکه فرمت فایل را عادی کردم، همان محتوا خیلی سریعتر در سیستم حرکت کرد. زمان ویرایش من کاهش یافت. خروجی من بالا رفت کار سبک تر به نظر می رسید. من فکر می کنم این درسی است که بسیاری از مردم به آن نیاز دارند. مشکلات فرمت کوچک می تواند اصطکاک بزرگی ایجاد کند. هر مشکلی به یک استراتژی جدید نیاز ندارد. برخی از مشکلات به مسیر تمیزتری نیاز دارند. اگر در حال تمرین یک هم تیمی جدید بودم، به آنها می گفتم: به آخرین مایل نگاه کنید. آخرین مایل جایی است که کار خوب می تواند سرعت خود را از دست بدهد. پایان یک خط یک فضا نماد سرگردان یک پاراگراف کپی شده که دارای قالب بندی پنهان است. این جزئیات چشمگیر به نظر نمی رسند، اما تصمیم می گیرند که پس از انجام پیش نویس چقدر کار باید انجام دهید. عادت خودم الان آسان است: می نویسم. قالب رو پاک میکنم من خروجی رو تست میکنم ایرادهای کوچک را قبل از اینکه پخش شوند برطرف می کنم. این فرآیند بیش از هر تغییر بزرگی که قبلاً در جریان کاری انجام دادم در زمان من صرفه جویی کرد. من هنوز ایده های جاه طلبانه را دوست دارم. من هنوز به کپی قوی تر، ساختار بهتر و پیام رسانی واضح تر اهمیت می دهم. اما اکنون به اصلاحات کوچک بیشتر اعتماد دارم. آنها ساکت هستند، اما نتیجه می دهند.

من قبلاً فکر می کردم که نتایج بزرگتر به تغییرات بزرگتری نیاز دارد. این چیزی نبود که من در کار خودم دیدم. تیم من مشغول بود، اما خروجی ما گیر کرده بود. پیام ها مدام جمع می شدند. فایل ها در تاپیک های چت گم شدند. کارهای کوچک منتظر ماند تا آخرین نسخه، یادداشت مناسب یا پیوند گمشده را جستجو کنیم. کشش را در هر ساعت از روز احساس می کردم. ارتقایی که انجام دادیم کوچک بود: ما از چت های پراکنده و نام فایل های تصادفی به یک فضای کاری مشترک با یک صفحه کار ساده، پوشه های پاک و یک قانون نامگذاری کوتاه برای هر فایل منتقل شدیم. همه اش همین بود. انتظار زیادی نداشتم. انتظار صدای کمتری داشتم. چیزی که به دست آوردم روز کاری نرم تر، اشتباهات کمتر و تحویل سریع تر بود. تغییر تقریباً به یکباره ظاهر شد زیرا اصطکاک در دید آشکار پنهان شده بود. چیزی که یاد گرفتم ساده است. زمانی که افراد انرژی زیادی را صرف جستجو، بررسی و دوبار پرسیدن یک سوال می کنند، خروجی کاهش می یابد. من این را با یک فروشگاه اینترنتی کوچک که بهار گذشته به آن کمک کردم به وضوح دیدم. تیم آنها تنبل نبود. آنها بیش از حد بارگذاری شده بودند. یک نفر پاسخ ها را انجام می داد، یک نفر صفحات محصول را کنترل می کرد و یک نفر بررسی های سفارش را انجام می داد. مشکل تلاش نبود. مشکل مسیر بین وظایف بود. مشتری در مورد یک محصول سوال کرد. پیش نویس پاسخ در یک گپ نشست. عکس محصول در پوشه دیگری بود. یادداشت قیمت در صفحه‌گسترده‌ای زندگی می‌کرد که کسی در لحظه مناسب آن را باز نکرد. هر انتقال یک مکث اضافه می کرد. ما سه چیز را تغییر دادیم. ما همه کارهای فعال را در یک تابلوی مشترک قرار می دهیم. ما از یک پوشه برای فایل‌های فعلی استفاده کردیم، با نام‌های کوتاه که در یک نگاه معقول بود. ما روی یک یادداشت ورود روزانه توافق کردیم که هر روز در یک مکان نوشته می شد. هیچ چیز فانتزی نیست بدون سیستم بزرگ بدون آموزش طولانی روز بعد، تیم احساس سبکی کرد. مردم دیگر نپرسیدند چیزها کجاست. آنها اغلب کار را در یک پاس به پایان رساندند. می‌توانستم تفاوت را در لحظات کوچک ببینم: پیام‌های رفت و برگشت کمتر، اصلاحات دیرهنگام کمتر، «صبر کنید، کدام نسخه درست است؟» کمتر. نظرات به همین دلیل است که من ارتقاهای کوچک را دوست دارم. آنها برای تنظیم مجدد کامل درخواست نمی کنند. آنها بلوکی را حذف می کنند که برای هفته ها سرعت همه را کاهش داده است. اگر می خواهید تغییر مشابهی داشته باشید، من از اینجا شروع می کنم: به دنبال یک تاخیر مکرر در کار خود باشید. بپرسید مکث از کجا شروع می شود. آیا در جستجوی فایل، انتقال کار، تأیید یا تغییر ابزار است؟ قبل از اینکه همه چیز را لمس کنید، آن یک نقطه را ثابت کنید. تغییر را به اندازه ای ساده نگه دارید که مردم بتوانند بدون فکر از آن استفاده کنند. یک ارتقای کوچک زمانی بهترین کار را انجام می دهد که باعث صرفه جویی در توجه شود. صفحه دوم، یک سیستم پوشه تمیزتر، یک الگوی کوتاه، یک صندلی بهتر، یک تخته مشترک، یک گردش کاری آرام‌تر – هر کدام می‌توانند مقدار کمی زباله را از روز حذف کنند. آنجاست که خروجی رشد می کند. من به وعده های بزرگ اعتماد ندارم. من به تغییرات کوچکی که کار را آسان تر می کند اعتماد دارم. این چیزی است که در اینجا اتفاق افتاد. ما به دنبال تنظیم مجدد دراماتیک نبودیم. ما یک لایه اصطکاک را حذف کردیم و تیم بلافاصله بهتر حرکت کرد.

من مدام همین مشکل را روی خط می دیدم. ماشین ها کار می کردند. تیم شلوغ بود. خروجی همچنان عقب بود. وقتی روی زمین رفتم، کاهش سرعت در شروع فرآیند نبود. نزدیک پایان بود. قطعات در آخرین ایستگاه در حال انباشته شدن بودند. جعبه ها منتظر برچسب ها بودند. واحدهای تمام شده منتظر انتقال بودند. یکی از کارگران به سرعت در حال حرکت بود در حالی که دیگری به دنبال فضا بود. آن شکاف روی کاغذ کوچک بود، با این حال تمام خط را خفه می کرد. من این الگو را بارها دیده ام. مردم اغلب ماشین اصلی را مقصر می دانند، اما درگ واقعی در انتهای خط قرار دارد. اگر آخرین مرحله نتواند ادامه یابد، کل سیستم کند می شود. تیم ناامید می شود. فیش سفارشات اضافه کاری بالا میره بنابراین من روی آن بخش آخر تمرکز کردم. من سعی نکردم همه چیز را بازسازی کنم. من به پنج چیز نگاه کردم: نقطه انتقال، طرح بندی بسته بندی، مسیر پیاده روی، مرحله بررسی، فضای انتظار اولین تعمیر ساده بود. میز بسته بندی را به نقطه تخلیه نزدیکتر کردم. که از هر چرخه چند قدم کوتاه می شود. کوچک به نظر می رسد. این نیست. گام های کوچک در تمام روز تکرار می شوند. محل قرار دادن برچسب ها را هم تغییر دادم. قبل از آن، اپراتور باید به آن برسد، بچرخد و جستجو کند. پس از تغییر، رول برچسب در دسترس آسان قرار گرفت. که باعث صرفه جویی در حرکت و برش اشتباهات شد. بعد، قبل از بسته بندی نهایی، یک منطقه بافر کوتاه اضافه کردم. صف بزرگی نیست فضای کافی برای حفظ حرکت جریان. قبل از آن، یک بسته بندی کند می تواند کل بخش انتهایی را مسدود کند. بعد از اینکه بافر داخل شد، خط فضایی برای تنفس داشت. من هم روند چک را تماشا کردم. بسیاری از خطوط خروجی خود را از دست می دهند زیرا بررسی نهایی بسیار کند یا بسیار پراکنده است. در این خط، برگه چک روی میز کناری نشسته بود. اپراتور به این طرف و آن طرف راه می رفت. برگه، خودکار و اسکنر را به همان نقطه منتقل کردم. چک بخشی از جریان شد، نه یک شکست در آن. یه چیز دیگه مهم بود من از تیم خواستم که در هر چرخه از ریتم یکسانی استفاده کنند. این بیشتر از چیزی که انتظار داشتم کمک کرد. وقتی حرکت بعدی مشخص باشد، مردم سریعتر کار می کنند. آنها انرژی را برای حدس زدن آنچه در آینده می آید هدر نمی دهند. خط آرام تر به نظر می رسد. آرام اغلب خسته کننده به نظر می رسد. خسته کننده زمانی خوب است که خروجی هدف باشد. یک نمونه مغازه کوچک به ذهن می رسد. من یک بار با یک تیم بسته بندی کار کردم که در آخرین مرحله کارتن در حال از دست دادن زمان بودند. خود محصول خوب بود موضوع آخرین مرحله بود. اقلام تمام شده خیلی دور از نقطه آب بندی انباشته شده بودند. کارگران بارها و بارها خم می‌شدند، می‌چرخیدند و دست‌هایشان را دوباره تنظیم می‌کردند. پشته را جابجا کردیم، تفنگ نواری را حرکت دادیم و ترتیب دو حرکت آخر را تغییر دادیم. خط به جادو تبدیل نشد. فقط با خودش مبارزه نکرد. تولید پس از تغییر حدود 60 درصد افزایش یافت. این عدد از یک دستگاه جدید به دست نیامده است. از حذف زباله در پایان حاصل شد. این همان بخشی است که بسیاری از تیم ها از دست می دهند. آنها سرعت را در جلو تعقیب می کنند. من به پایان اهمیت می دهم، زیرا پایان پایان را کنترل می کند. اگر ایستگاه آخر دست و پا چلفتی باشد، تمام خط هزینه آن را پرداخت می کند. رویکرد من ساده است: آخرین مرحله را تماشا کنید حرکت اضافی را پیدا کنید کاهش تاخیر انتقال ابزارها را در جایی که دست ها به آنها نیاز دارند نگه دارید به خط یک خروجی تمیز بدهید. بودجه بیشتری نمی خواهد. از مردم نمی خواهد که فقط به خاطر آن بیشتر کار کنند. از فرآیند می خواهد که بهتر رفتار کند. آنجاست که وقتی احساس می کنم خطی گیر کرده است، توجهم را جلب می کنم. پاسخ اغلب درست در انتها نشسته است.

من قبلاً فکر می کردم خروجی بهتر به معنای ساعات بیشتر و فشار بیشتر است. که هیچ وقت برای من کار نکرد. مشکل واقعی تلاش نبود. مشکل واقعی تعویض کار بود. به پیام ها پاسخ می دادم، به اصلاحات کوچک می پریدم، تب های زیادی را باز می کردم، سپس با ذهنی نیمه خالی به کار اصلی برمی گشتم. روز شلوغ به نظر می رسید. خروجی با تلاش مطابقت نداشت. یک تغییر ساده آن را برای من برطرف کرد. من شروع به گروه بندی کارهای مشابه در بلوک های واضح و محافظت از یک وظیفه اصلی در یک زمان کردم. آن جابجایی کوچک باعث شد کار من سبک تر، سریع تر و تمیزتر شود. در برخی از تیم ها، این نوع تغییر می تواند منجر به افزایش شدید خروجی شود. من دیده ام که کار پراکنده را به پیشرفت ثابت تبدیل کرده است. در اینجا نحوه انجام آن است. - من یک نتیجه را انتخاب می کنم که امروز بیشترین اهمیت را دارد نه پنج. فقط یکی - من کارهای کوچکی را فهرست می کنم که از این نتیجه پشتیبانی می کنند و آنها را به هم نزدیک می کنم. - کار را بر اساس نوع نوشتن با نوشتن مرتب می کنم. تماس با تماس. ادمین با ادمین. - برای هر بلوک یک پنجره کوتاه می گذارم ذهنم در یک خط می ماند. - من حواس‌پرتی‌های آسان را قبل از اینکه تلفن را شروع کنم حذف می‌کنم. برگه های اضافی بسته شد. هشدارها بی صدا - من پیشرفت را در پایان بلوک بررسی می‌کنم، روز را بر اساس میزان مشغله‌ام قضاوت نمی‌کنم. من آن را بر اساس آنچه پیش رفت قضاوت می کنم. یک مثال ساده به من کمک کرد تا این موضوع را واضح تر ببینم. یک فروشگاه اینترنتی کوچک که با آن کار می کردم یک مشکل رایج داشت. تیم زمان زیادی را صرف پاسخ دادن به پیام‌های چت، رفع مشکلات سفارش و به‌روزرسانی صفحات محصول کرد. همه سخت کار کردند، اما کار اصلی همچنان در حال لغزش بود. تیم یک چیز را تغییر داد. آنها تمام روز کار پشتیبانی را با کار عمیق مخلوط نکردند. آنها بلوک های ثابتی را برای پاسخ ها تنظیم کردند، سپس یک بلوک تمیز برای به روز رسانی محصول به یک نفر دادند. جریان آرام تر شد. پیگیری کار آسانتر شد. خروجی بهتر شد زیرا تیم دیگر تمرکز خود را هر چند دقیقه یکبار قطع نمی کرد. این همان بخشی است که بسیاری از مردم از دست می دهند. خروجی بیشتر همیشه از انجام کارهای بیشتر حاصل نمی شود. اغلب از هدر دادن توجه کمتر ناشی می شود. همچنین یاد گرفتم که سرعت بدون ساختار باعث ایجاد نویز می شود. ساختار تمیز به سرعت مکانی برای فرود می دهد. وقتی می‌دانم الان دارم چه کار می‌کنم، در تصمیم‌های کوچک انرژی از بدنم خارج نمی‌شود. با اصطکاک کمتر سریعتر حرکت می کنم. من کمتر اشتباه می کنم. بیشتر کارهایی را که شروع می کنم تمام می کنم. اگر یک تغییر ساده می‌خواهید که بتواند به سرعت کمک کند، همین امروز این کار را امتحان کنید: - یک کار مهم را انتخاب کنید - یک بلوک تمیز به آن بدهید - تغییر کار را قطع کنید - بلوک را کوتاه و متمرکز نگه دارید - همین الگو را فردا تکرار کنید. من این روش را دوست دارم، زیرا عملی به نظر می‌رسد. نیازی به سیستم بزرگ ندارد. نیازی به تنظیم طولانی ندارد. فقط یک انتخاب واضح و کمی نظم می خواهد. این معمولا برای ایجاد یک تغییر واقعی کافی است. وقتی کارم را ساده نگه می دارم، خروجی ام رشد می کند. وقتی توجهم را در یک مکان حفظ می کنم، بیشتر تمام می کنم. این همان تغییری است که من به آن اعتماد دارم، زیرا می توانم آن را بارها و بارها تکرار کنم. امروز با ما تماس بگیرید تا بیشتر بدانید فانی: cs-conveyor@wxcsjm.com/WhatsApp +8618921137719.

منابع W Edwards Deming 1986 Out of the Crisis Eliyahu M Goldratt and Jeff Cox 1984 The Goal David Allen 2001 Getting Things Done James P Womack and Daniel T Jones 1996 Lean Thinking Cal Newport 2016 Deep Work Donald A Norman 2013 The Design of Everyday