"ما فکر می کردیم اتوماسیون خیلی گران است" - سپس 180 هزار دلار در 6 ماه پس انداز کردیم

قبلا فکر می کردم اتوماسیون یک تجملات است. هر نقل قول نیاز به پیگیری دستی داشت. هر سرنخ جدید نیاز به انتقال داشت. هر گزارشی به شخصی نیاز داشت که داده ها را از یک ابزار به ابزار دیگر کپی کند. تیم من در تمام طول روز مشغول بود، با این حال کار هرگز تحت کنترل نبود. مشکل بزرگتر فقط هزینه نیروی کار نبود. این کشش پنهان بود. تاخیرهای کوچک تحویل از دست رفته به روز رسانی های تکراری چند دقیقه اینجا و آنجا تبدیل به معاملات از دست رفته، خدمات کند و مردم خسته شد. من مدام همان ترس را از تیمم می شنیدم: "اتوماسیون گران به نظر می رسد و ما جایی برای ابزار دیگری نداریم." من برای مدت طولانی به آن اعتقاد داشتم. بعد نشستم و نگاه کردم که ساعت های ما کجا می گذرد. یک نماینده فروش نزدیک به یک ساعت در روز را صرف کار مدیریت می کرد. یک مدیر هر هفته گزارش ها را بازسازی می کرد. سرنخ پشتیبانی ما کپی کردن یادداشت ها بین سیستم ها بود تا نفر بعدی زمینه را از دست ندهد. هیچ کدام از اینها به تنهایی دراماتیک به نظر نمی رسید. در مجموع، این برای ما بسیار بیشتر از آنچه انتظار داشتم هزینه داشت. بنابراین من از پرسیدن، "آیا ما می توانیم اتوماسیون را بپردازیم؟" شروع به پرسیدن کردم: "هزینه انجام هیچ کاری چقدر است؟" این تغییر در تفکر مهم بود. من سه گردش کار را ترسیم کردم که مدام نشان می‌دادند: دریافت سرنخ و مسیریابی پیگیری نقل قول گزارش هفتگی هر کدام الگوی یکسانی داشتند. شخصی یک سیستم را باز کرد، سیستم دیگری را بررسی کرد، دوباره همان داده ها را وارد کرد، سپس یک پیام فرستاد یا یک برگه را به روز کرد. مراحل ساده بود. تکرار مشکل بود من سعی نکردم همه چیز را خودکار کنم. این یک اشتباه بود. من قسمت هایی را انتخاب کردم که خسته کننده بودند، اغلب تکرار می شدند و اندازه گیری آنها آسان بود. این تصمیم را آسان‌تر کرد و باعث شد تیم احساس نکند که در حال تغییر کل شرکت در یک ضربه هستیم. برای دریافت سرب، یک جریان مبتنی بر قانون را تنظیم کردیم. سرنخ‌های جدید اکنون مستقیماً به صف سمت راست می‌روند، با جزئیات اولیه که از فرم پر شده است. قبل از آن، شخصی باید صندوق ورودی را چک می کرد، درخواست را می خواند و آن را با دست مسیریابی می کرد. این تاخیر کوچک برای ایجاد یک شروع آهسته برای سرنخ های داغ استفاده می شود. اکنون اولین پاسخ سریعتر است و تیم من زمان کمتری را برای مرتب سازی صرف می کند. برای پیگیری نقل قول، یک جریان یادآوری ساده ایجاد کردیم. هنگامی که یک نقل قول ارسال می شود، سیستم مرحله را ثبت می کند و یک کار پیگیری را برنامه ریزی می کند. قبل از آن، پیگیری به حافظه و یادداشت های چسبناک بستگی داشت. یاد گرفتم که وقتی روز پر سر و صدا می شود، آدم های خوب همچنان دلتنگ چیزهایی می شوند. اتوماسیون جایگزین قضاوت نشد. از لغزش کارهای مهم جلوگیری می کرد. برای گزارش، ما همان فیلدها را از ابزار فروش و پشتیبانی خود در یک داشبورد قرار دادیم. مدیر من دیگر مجبور نبود هر هفته اعداد را بازسازی کند. بله، این باعث صرفه جویی در زمان شد، اما خطاها را نیز کاهش داد. ما بحث را در مورد اینکه کدام نسخه درست است متوقف کردیم. پس انداز از بیش از یک مکان حاصل شد. ساعت دستی را کاهش دادیم. ما اشتباهاتی را که منجر به دوباره کاری شد کاهش دادیم. ما به معاملات ادامه دادیم. ما به مردم زمان بیشتری برای تماس‌ها، خدمات و تصمیم‌گیری‌هایی که نیاز به لمس انسانی داشتند، دادیم. در طول شش ماه، کل تاثیر به حدود 180 هزار دلار در هزینه صرفه جویی و جلوگیری از اتلاف در عملیات ما رسید. من عمداً می گویم "درباره"، زیرا این یک نتیجه تجاری بود، نه یک عدد جادویی که از یک عرشه اسلاید بیرون کشیده شده بود. ما ساعات کار کارکنان، دوباره کاری و هزینه های تاخیر را پیگیری کردیم. این به ما تصویری منصفانه از آنچه تغییر کرد به ما داد. چیزی که بیش از همه مرا شگفت زده کرد این بود: بهترین بردها از شیک ترین چیدمان به دست نیامدند. آنها از واضح ترین فرآیند بیرون آمدند. اگر جریان کاری روی کاغذ به هم ریخته بود، اتوماسیون باعث سریع‌تر شدن آشفتگی می‌شد. اگر یک گردش کار تمیز بود، اتوماسیون آن را سبک تر می کرد. این همان قسمتی است که کاش کسی زودتر به من می گفت. من همچنین یاد گرفتم که خرید تیم به اندازه خود ابزار اهمیت دارد. مردم در برابر اتوماسیون مقاومت نمی کنند زیرا از کارایی متنفرند. آنها در برابر آن مقاومت می کنند زیرا از کار بیشتر، کنترل کمتر یا سیستمی که به آنها اعتماد ندارند می ترسند. بنابراین من عرضه را کوچک نگه داشتم. من قبل و بعد را به تیم نشان دادم. از آنها پرسیدم که چه چیزی هنوز ناشیانه است. من بر اساس بازخورد آنها تغییراتی ایجاد کردم. یک مثال برجسته است. سرنخ پشتیبانی ما معمولاً بخشی از هر بعدازظهر را صرف کپی کردن یادداشت‌های موردی در یک ردیاب مشترک می‌کرد. کار سختی نبود اما خسته کننده بود. وقتی آن مرحله را خودکار کردیم، او از زمان اضافی برای بررسی مسائل باز و یافتن مشکلات تکراری زودتر استفاده کرد. این تغییر به ما کمک کرد تا یک مشکل تکراری صورت‌حساب را قبل از اینکه به مشتریان بیشتری سرایت کند حل کنیم. بدون سخنرانی بزرگ بدون پرتاب پر زرق و برق. فقط کشیدن دستی کمتر و توجه بهتر. همچنین یاد گرفتم که اتوماسیون را با جایگزینی اشتباه نگیرم. من هنوز هم می‌خواهم زمانی که کار به قضاوت، لحن یا انتخابی که بر مشتری تأثیر می‌گذارد، درگیر باشد. یک سیستم می تواند مسیریابی، یادآوری، ثبت و مرتب سازی را انجام دهد. یک فرد همچنان باید در صورت نیاز تصمیم بگیرد، توضیح دهد و اعتماد را ترمیم کند. این تعادل چیزی است که باعث شد پروژه برای ما کار کند. اگر بخواهم درس را به مراحل ساده تقسیم کنم، این را می گویم: به کارهایی که هر روز تکرار می شوند نگاه کنید. ساعت هایی که مصرف می کنند را بشمارید. بررسی کنید که کجا اشتباهات بارها و بارها اتفاق می افتد. با یک جریان شروع کنید که اندازه گیری آن آسان است. بخش انسانی را در جایی که اهمیت دارد نگه دارید. نتیجه را بررسی و تنظیم کنید. اینگونه بود که از شک و تردید به پس انداز رفتم. من با یک وعده بزرگ شروع نکردم. من با یک نقطه درد شروع کردم که دیدن آن آسان و نادیده گرفتن آن دردناک بود. نتیجه نه تنها هزینه کمتر بود. این تیم آرام‌تر، کار تمیزتر و فرآیندی بود که می‌توانم به آن اعتماد کنم. اگر فکر می کنید اتوماسیون خیلی گران است، متوجه می شوم. منم همین فکرو کردم چیزی که من متوجه شدم این است که هزینه اغلب در دید ساده، پنهان در کارهای دستی، انتقال آهسته، و تعمیرات مکرر است. وقتی این را به وضوح دیدم، تصمیم گیری بسیار آسان تر شد.

من قبلاً به اتوماسیون به عنوان هزینه ای نگاه می کردم که بر بودجه من می ماند و بیشتر می خواستم. هزینه نرم افزار بالا به نظر می رسید. تنظیم به نظر نامرتب می رسید. آموزش مانند یک کار دیگر روی یک میز از قبل پر بود. من همچنین نگران بودم که یک اشتباه کوچک کل جریان را به هم بزند و تیمم را مجبور به انجام کارهای یدی کند. آنچه دیدگاه من را تغییر داد ساده بود. من شروع به پیگیری مشاغلی کردم که هر روز برمی گشتند. کپی کردن سرنخ ها در یک CRM. ارسال همان ایمیل پیگیری. ایجاد فاکتورها به روز رسانی سهام کشیدن گزارش ها با دست هر کار به تنهایی کوچک به نظر می رسید. آنها با هم بخش بزرگی از روز را خوردند. در تیم هایی که با آنها کار کردم نیز یک الگو دیدم. کاری که بیشترین استرس را ایجاد می کرد معمولاً کاری بود که هرگز تغییر نمی کرد. یکی از شرکت‌های خدماتی که می‌شناختم، به دلیل دیر رسیدن پاسخ‌ها، سرنخ‌های جدید را از دست داد. تیم شلوغ بود و صندوق ورودی همچنان در حال رشد بود. ما یک جریان اصلی مسیریابی سرنخ و یک پاسخ خودکار تنظیم کردیم که دریافت پیام را تأیید می کرد. نتیجه جادو نبود. پیگیری ثابت‌تر، پیام‌های از دست رفته کمتر و فشار کمتری بر میز فروش بود. یک خرده فروشی کوچک درس دیگری به من داد. مالک و کارکنان تلاش زیادی برای بررسی سفارشات و موجودی کالا به صورت دستی صرف کردند. تنبل نبودند. آنها بیش از حد بارگذاری شده بودند. بعد از اینکه سیستم سفارش خود را به هشدارهای سهام ساده وصل کردند، زودتر به مشکلاتی پی بردند و اشتباهات کمتری مرتکب شدند. این باعث صرفه جویی در پول آنها شد به نحوی که می توانستند هر روز ببینند. روش خودم برای تصمیم گیری در مورد اتوماسیون بسیار ساده است. 1. ابتدا کارهای تکراری را فهرست می کنم. 2. هر بار بررسی می کنم که کدام کارها از قوانین یکسانی پیروی می کنند. 3. من به دنبال کاری هستم که باعث تأخیر در زمانی که افراد مشغول می شوند. 4. من با یک جریان کوچک شروع می کنم، نه با کل تجارت. 5. من به اعداد و ارقام و سطح استرس تیم نگاه می کنم. من همه چیز را خودکار نمی کنم. من فقط کارهایی را خودکار می کنم که تکراری، پایدار و اندازه گیری آسان باشد. اگر فرآیندی هر هفته تغییر کند، آن را به حال خود رها می کنم تا زمانی که الگوی ثابت شود. این من را از خرید ابزارهایی که بیش از ارزش ایجاد می کنند، خلاص می کند. من به هزینه پنهان نیز توجه زیادی دارم. یک ابزار ممکن است روی کاغذ گران به نظر برسد، اما کار دستی می‌تواند طی ماه‌ها به دلیل اتلاف ساعات، پاسخ‌های آهسته، فروش از دست رفته و کارکنان خسته هزینه بیشتری داشته باشد. این همان بخشی است که بسیاری از مردم نادیده می گیرند. من هم بی اعتنایی می کردم. اکنون من اتوماسیون را به عنوان یک سیستم پشتیبانی می بینم، نه جایگزینی برای قضاوت. یک تنظیم خوب اتوماسیون گردش کار به من اتاق تنفس می دهد. این به تیم من کمک می‌کند سریع‌تر پاسخ دهد، خطاهای کمتری داشته باشد و روی کاری که به یک فرد نیاز دارد تمرکز کند. این جایی است که ارزش خود را نشان می دهد. در خود ابزار نیست. در کار آن را از روز حذف می کند. اگر بخواهم آن را در یک خط بگویم، این را می گویم: وقتی که من فقط به برچسب قیمت نگاه می کردم، اتوماسیون گران تمام می شد. وقتی به اثری که حذف کرد نگاه کردم شروع به نجات ما کرد.

من قبلاً فکر می کردم مشکل هزینه ما ناشی از یک اشتباه بزرگ است. این کار را نکرد. این ناشی از کارهای تکراری کوچک است که در طول روز پخش شده است. سرنخ ها در صندوق های ورودی نشستند. فاکتورها دیر بیرون رفت تیم من همان داده ها را از یک ابزار به ابزار دیگر کپی کرد. پیگیری ها از بین رفت. به روز رسانی وضعیت خیلی طول کشید. هر کار به تنهایی جزئی به نظر می رسید. آنها با هم پول نقد، زمان و تمرکز خوردند. این نقطه ای بود که من از اضافه کردن افراد بیشتر دست کشیدم و شروع به اصلاح جریان کردم. من یک سیستم بزرگ نساختم. من از اتوماسیون ساده استفاده کردم. این انتخاب روش کار ما را تغییر داد. ما با قسمت هایی شروع کردیم که هر روز تکرار می شد. یک سرنخ جدید از یک فرم، آگهی یا چت وارد شد. قبلاً، شخصی باید آن را می خواند، مرتب می کرد، اختصاص می داد و اولین پاسخ را می نوشت. اکنون سیستم آن را به یکباره برای مالک مناسب ارسال می کند، منبع را برچسب گذاری می کند و اولین پاسخ کوتاه را ارسال می کند. این به تنهایی تاخیر زیادی را از بین برد. من همین مشکل را در داخل فروش دیدم. یک سرنخ پاسخ می دهد، سپس منتظر می ماند تا یک انسان متوجه شود. ما آن را با یک هشدار مبتنی بر قانون رفع کردیم. اگر پاسخی دریافت کرد، CRM یک کار ایجاد کرد و پیامی را برای نماینده ارسال کرد. بدون حفاری. بدون حدس زدن بدون انتقال از دست رفته. این یک تغییر به ما کمک کرد تا مکالمات بیشتری را زنده نگه داریم. صورتحساب نیز همین الگو را داشت. تیم مالی من به صورت دستی فاکتورها را می ساخت، هر خط را بررسی می کرد، یادآوری می فرستاد، سپس وضعیت پرداخت را به روز می کرد. کند بود. ما سیستم شغلی، ابزار حسابداری و جریان پیگیری ایمیل را به هم وصل کردیم. وقتی یک کار بسته شد، پیش نویس فاکتور ایجاد شد. وقتی پرداخت وارد نشد، یادآوری خودش ارسال شد. وقتی پرداخت انجام شد، سیستم رکورد را به روز کرد. ما افراد را از این روند حذف نکردیم. کشش را حذف کردیم. کار پشتیبانی به همان نوع پاکسازی نیاز داشت. تیم من به سوالات مشابه در مورد وضعیت سفارش، اسناد و مراحل بعدی پاسخ می‌داد. ما یک کتابخانه کوچک از پاسخ‌های خودکار و ماکروهای داخلی ساختیم. مشتریان پاسخ های سریع تری دریافت کردند. کارکنان من زمان کمتری را صرف تکرار همان خطوط کردند. این به ما فضای بیشتری برای پرونده های واقعی داد که نیاز به قضاوت داشتند. یکی از بهترین نمونه ها مربوط به سربی بود که از میان شکاف ها می لغزید. یک مشتری در اواخر عصر فرمی را پر کرد. قبل از اتوماسیون، آن سرنخ تا صبح روز بعد منتظر می ماند. پس از تغییر، سیستم به یکباره آن را روت کرد و یک متن برای نماینده ارسال کرد. نماینده در عرض چند دقیقه پاسخ داد. آن معامله جلو رفت. من به اندازه کافی از این لحظات را دیده ام تا بتوانم به یک قانون ساده اعتماد کنم: اگر یک کار هر روز یکسان اتفاق می افتد، نباید به حافظه بستگی داشته باشد. ما لیست اتوماسیون را کوتاه نگه داشتیم. بدون بازسازی فانتزی بدون نقشه فرآیند سنگین. فقط چند قدم واضح - مسیریابی سرنخ های جدید به یکباره - ارسال اولین پاسخ بدون تأخیر - ایجاد کارها در صورت پاسخگویی یک سرنخ - ایجاد فاکتورها پس از بسته شدن کار - ارسال یادآورهای پرداخت در یک برنامه زمان بندی تعیین شده - همگام سازی گزارش ها در یک نمایش هر روز صبح این برای تغییر اعداد کافی بود. در طول شش ماه، ضایعاتی که حذف کردیم به حدود 180 هزار دلار رسید. برخی از آن ها ناشی از بار مدیریت پایین تر است. برخی از آنها ناشی از پیگیری سریعتر بود. برخی از آنها ناشی از سرنخ‌های از دست رفته کمتر و تاخیر در پرداخت‌های کمتر است. من به این عدد اهمیت می دهم، اما بیشتر به آنچه پشت آن نشسته است اهمیت می دهم. تیم من کمتر احساس می کرد که مدفون شده است. مشتریان من پاسخ های سریع تری دریافت کردند. دید تمیز تری به کسب و کار داشتم. این بیشتر از یک سیستم پر زرق و برق اهمیت دارد. دیدگاه من ساده است. اتوماسیون نباید باعث شود یک شرکت احساس سرما کند. باید کار را روانتر کند. باید مسیر را روشن کند تا مردم بتوانند بخشی را که نیاز به قضاوت، مراقبت و گفتگوی واقعی دارد انجام دهند. اگر مجبور بودم دوباره این کار را انجام دهم، با سخت ترین مشکل شروع نمی کردم. من با تکراری ترین شروع می کنم. آنجاست که زباله ها پنهان می شوند. ساعت ها آنجاست. اینجاست که یک اصلاح کوچک می تواند کل ماه را تغییر دهد.

من فکر می کردم اتوماسیون برای تیم های بزرگتر ایده خوبی است نه برای تیم من. روزهای کاری من از قبل پر شده بود. من به سوالات مکرر مشتری پاسخ می‌دادم، داده‌ها را بین ابزارها جابه‌جا می‌کردم، سفارش‌ها را بررسی می‌کردم و اشتباهات کوچکی را که مرتباً ظاهر می‌شدند برطرف می‌کردم. هر کار به تنهایی ساده به نظر می رسید. آنها با هم ساعت ها غذا خوردند. مدام به خودم می گفتم کار دستی امن تر است. من روند را می دانستم. می دانستم نقاط ضعف کجاست. همچنین می‌دانستم که تغییر روند کار به تلاش نیاز دارد و نمی‌خواستم در حالی که چیز جدیدی یاد می‌گیریم سرعت تیم را کاهش دهم. این تردید بیش از آنچه انتظار داشتم برای ما هزینه داشت. نقطه عطف زمانی بود که به یک هفته کار نگاه کردم و هر کار تکراری را یادداشت کردم. فهرست طولانی‌تر از آن چیزی بود که می‌خواستم اعتراف کنم: - ارسال همان ایمیل‌های بعدی - کپی کردن داده‌های مشتری در CRM - به‌روزرسانی وضعیت سفارش به صورت دستی - یادآوری به تیم در مورد مراحل از دست رفته - بررسی صفحات گسترده برای وجود خطاها می‌توانم فوراً مشکل را ببینم. ما به مردم پول می دادیم تا کارهایی را انجام دهند که نرم افزار بتواند با اشتباهات کمتری از پس آن برآید. من کم شروع کردم من کل گردش کار را به یکباره جایگزین نکردم. من یک کار را انتخاب کردم که ساده، تکراری و اندازه گیری آسان بود. پیگیری مشتری بهترین مکان برای شروع بود. قبل از اتوماسیون، تیم من به صورت دستی یادآور پس از نقل قول، پس از دمو، و پس از چرخ دستی های رها شده ارسال می کرد. برخی از پیام ها دیر منتشر شد. بعضی ها اصلا بیرون نمی رفتند. چند سرنخ سرد شدند زیرا هیچ کس وقت نداشت تا به راه خود ادامه دهد. من یک سیستم اساسی راه اندازی کردم که پیام ها را بر اساس اقدامات مشتری راه اندازی می کرد. اگر کسی فرمی را پر می کرد، بلافاصله پاسخ می گرفت. اگر سرنخ پاسخ نمی داد، سیستم پس از یک تأخیر تعیین شده یک پیگیری مودبانه ارسال می کرد. اگر معامله به جلو می رفت، یادداشت بعدی بدون گام اضافی به شخص مناسب می رسید. تغییر در ابتدا کوچک به نظر می رسید. سپس اعداد شروع به حرکت کردند. ما هر هفته ساعت‌ها را در ارسال دستی صرفه‌جویی کردیم. همچنین تعداد لیدهای از دست رفته کمتری را شاهد بودیم. تیم زمان بیشتری برای تماس ها، پیشنهادات و سوالات واقعی مشتری داشت. آن بخش برای من بیشتر اهمیت داشت. من نمی خواستم نرم افزار جایگزین افراد شود. می‌خواستم قطعات کندی را که مردم را از انجام بهتر کار باز می‌داشت حذف کند. پس انداز در مکان دیگری که انتظارش را نداشتم بیشتر ضربه خورد: خطاها. کار دستی اشتباهات کوچکی را ایجاد می کند که با هم جمع می شوند. آدرس ایمیل اشتباه یک کار نادیده گرفته شده یک خط صفحه گسترده که بازنویسی می شود. به‌روزرسانی وضعیتی که هرگز به اشتراک گذاشته نمی‌شود. هر کدام بی ضرر به نظر می رسند تا زمانی که یک مشتری متوجه شود، یا یک فروش بلغزد، یا تیم یک ساعت دیگر را صرف تعمیر چیزی کند که باید بار اول تمیز می شد. اتوماسیون به من کمک کرد تا این اشتباهات را کاهش دهم. نه به صفر این غیر واقعی خواهد بود. این روند ما را ثابت‌تر کرد و کار ثابت‌تر معمولاً هزینه کمتری دارد. این چیزی است که پس از انجام آن یاد گرفتم: - با یک کار تکراری شروع کنید - اکنون زمان لازم را اندازه گیری کنید - ابزاری را انتخاب کنید که با جریان کار مطابقت داشته باشد، نه برعکس - برای گام های حساس یک انسان را بررسی کنید - بعد از یک دوره آزمایشی کوتاه نتایج را مرور کنید این رویکرد مرا از پیچیده کردن مسائل باز داشت. من در روز اول به یک سیستم غول پیکر نیاز نداشتم. برای یک مشکل واضح به یک راه حل واضح نیاز داشتم. یک مثال کوچک این موضوع را آشکارتر کرد. یکی از مشتریان ما یک فروشگاه اینترنتی کوچک داشت. تیم آنها هر روز صبح بخشی از وقت خود را صرف بررسی سفارش‌ها، ارسال به‌روزرسانی‌های وضعیت و پاسخ دادن به سؤالات مشابه می‌کرد. آنها فکر می کردند که اتوماسیون احساس سردی می کند، بنابراین آن را به تاخیر انداختند. هنگامی که آنها به‌روزرسانی‌های خودکار سفارش و پاسخ‌های متداول سؤالات متداول را اضافه کردند، صندوق ورودی‌شان ساکت‌تر شد. کارکنان آن‌ها زمان کمتری را صرف تایپ پاسخ‌های مشابه و زمان بیشتری برای رسیدگی به مسائل واقعی مانند ارسال‌ها و بازگشت‌های با تأخیر کردند. مشتریان همچنان مورد توجه قرار گرفتند. تیم صرفاً انرژی خود را برای تکرار کار هدر نداد. این همان بخشی است که کاش زودتر به آن اعتماد می کردم. اتوماسیون به معنای ایجاد احساس روباتیک در یک کسب و کار نیست. این در مورد استفاده بهتر مردم از زمان است. وقتی دیگر با هر کار به عنوان چیزی که باید دستی بماند، رفتار نکردم، دیدم که پول از کجا بیرون می‌رود. من همچنین دیدم که کار چقدر آرامش بیشتری دارد. من هنوز هم به بخش های مهم نگاه می کنم. من همچنان پیام‌ها را بررسی می‌کنم، تنظیمات را بررسی می‌کنم، و وقتی کسب‌وکار تغییر می‌کند، فرآیند را تنظیم می‌کنم. این تعادل مهم است. یک سیستم خوب باید از تیم پشتیبانی کند، نه اینکه آن را در جعبه قرار دهد. اگر بخواهم درس را در یک خط توصیف کنم، این را می گویم: نگران بودم که اتوماسیون هزینه اضافی داشته باشد، اما هزینه واقعی این بود که برای مدت طولانی روی روش قبلی باقی بماند. انجام آن اشتباه آسان است. خودم درستش کردم هنگامی که آن را تغییر دادم، صرفه جویی در صرفه جویی سخت بود.

قبلا فکر می کردم اتوماسیون یک تجمل است. تیم من به قیمت نگاه کرد، آن را با کار دستی مقایسه کرد و بارها و بارها همان چیزی را گفت: "خیلی گران است." نگرانی را درک کردم. وقتی جریان نقدینگی تنگ است، هر ابزار جدید مانند یک ریسک به نظر می رسد. مشکل واقعی هزینه نرم افزار نبود. مشکل واقعی هزینه پنهان انجام هر کاری با دست بود. ما سرنخ ها را از دست دادیم زیرا پاسخ ها دیر آمدند. ما همان داده ها را در سه سیستم کپی کردیم. ما اشتباهات کوچکی در فاکتورها، یادداشت های پیگیری و بررسی سفارشات مرتکب شدیم. هر اشتباهی به خودی خود کوچک به نظر می رسید. آنها با هم ما را تخلیه کردند. به یاد دارم یک کمپین برای یک فروشگاه اینترنتی کوچک که به آن کمک کردم. تیم سوالات جدیدی از تبلیغات دریافت کرد، اما بسیاری از مردم هرگز پاسخ سریع دریافت نکردند. یک نماینده فروش هر روز ساعاتی را صرف انتقال اطلاعات تماس از فرم ها به CRM می کرد. نماینده دیگری دوباره و دوباره همان رکوردها را بررسی کرد. ما کار داشتیم، اما کنترل نداشتیم. این همان نقطه ای بود که من از پرسیدن، "آیا ما می توانیم اتوماسیون را بپردازیم؟" شروع به پرسیدن کردم، "آیا ما می توانیم این کار را با دست ادامه دهیم؟" ابتدا یک گردش کار ساده را انتخاب کردیم. من متداول ترین وظایف را ترسیم کردم: ورود سرنخ پاسخ خودکار یادآوری پیگیری سفارش به روز رسانی وضعیت من سعی نکردم همه چیز را یکباره خودکار کنم. که می شد کثیف. من مراحلی را انتخاب کردم که بیشترین ضایعات را به همراه داشت. اولین تغییر فرمی بود که سرنخ های جدید را بلافاصله به CRM ارسال می کرد. تغییر دوم یک پاسخ خودکار بود که به مردم می‌گفت ما پیام‌شان را دریافت کرده‌ایم. سومین تغییر سیستم یادآوری برای پیگیری فروش بود. آن تنظیم کوچک، کار روزانه را به سرعت تغییر داد. مردم سریعتر جواب گرفتند. تیم فروش تایپ مجدد همان جزئیات را متوقف کرد. انرژی کمتری برای کارکنان صرف مراحل تکراری و بیشتر صرف کار فروش واقعی کردم. یه چیز دیگه هم دیدم تیم کمتر احساس خستگی می کرد. این بخش بیش از آن چیزی است که بسیاری فکر می کنند. وقتی کارکنان روز خود را صرف کار کپی پیست می کنند، تمرکز خود را از دست می دهند. آنها سرنخ های خوب را از دست می دهند. آنها با عجله به جزئیات می پردازند. گردش کار تمیز به آنها فضایی برای فکر کردن دوباره داد. من اتوماسیون را جادو نمی نامم. من آن را استفاده بهتر از تلاش می نامم. دیدگاه من ساده است: اگر یک کار تکرار می‌شود، قوانین واضحی دارد و در هنگام عجله باعث خطا می‌شود، اتوماسیون باید روی میز باشد. اگر کار به قضاوت انسان نیاز دارد، انسان را در آنجا نگه دارید. من هرگز با اتوماسیون به عنوان یک جایگزین کامل برخورد نکردم. من با آن به عنوان حمایت رفتار کردم. یک چیز به ما کمک کرد خوب انتخاب کنیم. من قبل از خرید هر ابزاری سه سوال را یادداشت کردم: کدام کار بیشتر تکرار می شود؟ چه کاری بیشترین هزینه خطا را برای ما دارد؟ چه وظیفه ای بیشتر از همه تیم را کند می کند؟ این سوالات ما را از خرید ابزار صرفاً به این دلیل که زیبا به نظر می رسیدند باز داشت. من همچنین یاد گرفتم که نتیجه را با اعداد ساده اندازه گیری کنم. نرخ پاسخ، تعداد خطاها و ساعات صرف شده برای کار دستی را ردیابی کردم. من نیازی به نمودارهای فانتزی نداشتم. من نیاز به مدرک روشن داشتم پس از تغییر، ما شاهد کمتری از دست رفته و نیروی کار کمتری بودیم. هزینه ابزار هنوز روی کاغذ بالا به نظر می رسید، با این حال هزینه ماهانه کار دستی بیشتر بود. این همان بخشی بود که در ابتدا از دست داده بودیم. اگر همان فشاری را که من احساس کردم را احساس می‌کنید، یک مسیر ساده را پیشنهاد می‌کنم: کارهای تکراری را فهرست کنید. یک نقطه درد را انتخاب کنید یک جریان اتوماسیون را آزمایش کنید. نتیجه را با اعداد واقعی بررسی کنید. فقط زمانی گسترش دهید که فرآیند پایدار باشد. این بود که چگونه "خیلی گران" به بهترین حرکت ما تبدیل شد. من هنوز به هزینه توجه می کنم. من هنوز ابزارها را مقایسه می کنم. من هنوز از ضایعات بدم می آید. الان فقط به عکس کامل نگاه میکنم یک ابزار فقط به دلیل بالا بودن فاکتور گران نیست. یک ابزار زمانی گران می شود که تیم به از دست دادن سرنخ ها، از دست دادن ساعت ها و از دست دادن تمرکز ادامه دهد. این درسی بود که باید به سختی یاد می گرفتم.

شش ماه پیش، از همان لحظه ای که لپ تاپ را باز کردم، روز کاری من شلوغ بود. من به همان سوالات پاسخ می‌دادم، سرنخ‌های جدید را مرتب می‌کردم، یادآوری‌ها را ارسال می‌کردم، برگه‌ها را به‌روزرسانی می‌کردم و گزارش‌ها را با دست بررسی می‌کردم. هیچ کدوم سخت نبود فقط هرگز متوقف نشد. می‌توانستم تمام روز کار کنم و هنوز احساس عقب‌نشینی کنم. این نقطه ای بود که من یک شرط بندی کوچک برای اتوماسیون انجام دادم. انتظار جادو نداشتم. کشش کمتری می خواستم. من پاسخ های از دست رفته کمتری می خواستم. می‌خواستم تیمم زمان بیشتری را صرف کارهایی کند که نیاز به قضاوت دارند، نه کپی و چسباندن. بزرگترین درد ساده بود. یک سرنخ وارد می شد و پاسخ منتظر می ماند. پیگیری از بین خواهد رفت. یک یادآوری در یک پوشه پیش نویس قرار می گیرد. چند مورد از این تاخیرهای کوچک برای ما هزینه واقعی دارد. یک مثال برای من باقی ماند: خریدار در صبح درخواست قیمت داد، و فرآیند دستی ما پاسخ را به روز بعد سوق داد. آن خریدار قبل از اینکه من پیام را ببینم شروع به بررسی گزینه های دیگر کرده بود. می دانستم که باید این روند را اصلاح کنم، نه اینکه سخت تر کار کنم. بنابراین من فقط با یک کار شروع کردم. مصرف سرب جدید من یک قانون تنظیم کردم تا هر فرم جدید سه چیز را به طور همزمان ارسال کند: - یک پاسخ کوتاه به سرنخ - یک یادداشت برای تیم من - یک برچسب در CRM ما که یک تغییر بزرگترین تاخیر را در جریان فروش ما حذف کرد. سپس به کار تکرار بعدی رفتم. ایمیل های پیگیری من الگوهای کوتاهی برای موارد معمول نوشتم: - یک پرسش جدید - یک یادآوری پس از پاسخ ندادن - یک اعلام حضور پس از تماس - یک تلنگر مودبانه برای یک فاکتور از دست رفته زبان را ساده نگه داشتم. من نمی‌خواستم پیام‌هایی که به نظر سفت یا رباتیک به نظر می‌رسیدند. اگر سرنخ سؤال مستقیمی می‌پرسید، باز هم خودم پاسخ می‌دادم. سیستم بخش روتین را مدیریت می کرد. قسمتی را که نیاز به صدای انسانی داشت، کنترل کردم. کارهای داخلی را هم تمیز کردم. قبل از اتوماسیون، تیم من بین ایمیل، یادداشت‌ها، برگه‌ها و چت جابه‌جا می‌شد. که اشتباهاتی ایجاد کرد. یک کار می تواند در یک مکان بنشیند و از حافظه محو شود. من ابزارهایی را که قبلا استفاده کرده بودیم پیوند دادم. وقتی یک معامله به جلو می رفت، وضعیت به خودی خود تغییر می کرد. وقتی جلسه رزرو شد، تقویم به‌روزرسانی شد. هنگامی که پرداخت با تاخیر انجام شد، سیستم یک یادآوری ارسال کرد بدون اینکه من آن را با دست تعقیب کنم. هیچ چیز پر زرق و برقی نیست فقط انتهای شل کمتر. من سه چیز را در طول شش ماه ردیابی کردم: - زمان پاسخگویی - ساعات ذخیره شده - تماس های رزرو شده شماره ها داستان را سریعتر از قلب من به من گفتند. زمان پاسخ اول ما بسیار کاهش یافت. بار مدیریت ما به قدری کاهش یافت که هر هفته یک بلوک کامل از زمان کارم را به دست آوردم. تیم من انرژی زیادی را برای گام های تکراری کوچک صرف نمی کند. آن وقت اضافه خالی ننشست. من از آن برای تماس های فروش، کار مشتری و محتوای بهتر استفاده کردم. این تغییر بیشتر از خود نرم افزار اهمیت داشت. یک مثال باعث شد که ارزش به راحتی قابل مشاهده باشد. یک کسب و کار محلی پس از ساعت کاری برای ما پرس و جو ارسال کرد. اتوماسیون فوراً پاسخ داد، مرحله بعدی را به اشتراک گذاشت و پیشتاز را در لیست درست قرار داد. صبح روز بعد پیگیری کردم. آن مخاطب به یک پروژه پولی تبدیل شد. ابزار معامله را نبست. دید بهتری به من داد. در پایان شش ماه، هزینه راه‌اندازی و هزینه ابزار توسط زمان صرفه‌جویی شده و کار اضافی که از طریق پیگیری سریع‌تر برنده شدیم، پوشش داده شد. این همان قسمتی بود که در ابتدا انتظارش را نداشتم. فکر می کردم اتوماسیون فقط در زمان صرفه جویی می کند. باعث صرفه جویی در زمان شد همچنین روند ما را تثبیت کرد. تیم اشتباهات کمتری داشت. سرنخ ها پاسخ های سریع تری دریافت کردند. فضای بیشتری برای فکر کردن داشتم. دیدگاه من در مورد اتوماسیون اکنون ساده است. من از آن برای جایگزینی افراد استفاده نمی کنم. من از آن برای حذف کارهای تکراری که تمرکز را تخلیه می کنند استفاده می کنم. اگر یک کار هر هفته به همین شکل تکرار شود، من به اتوماسیون نگاه می کنم. اگر پیامی نیاز به اعتماد، مراقبت یا قضاوت دارد، آن را انسانی نگه می دارم. این ترکیب برای من خوب کار کرده است. توصیه من هم واضح است. با یک کار شروع کنید. بخشی را انتخاب کنید که بیشترین تاخیر را ایجاد می کند. قانون را ساده نگه دارید. ابتدا آن را روی یک گروه کوچک تست کنید. نتیجه را تماشا کنید. اتوماسیون برای من نتیجه داد زیرا از آن در یک نقطه درد واقعی استفاده کردم، نه یک لیست ابزار تصادفی. این درسی است که من با هر کسی در همان نقطه به اشتراک می گذارم. اتوماسیون را برای ایده آن نخرید. از آن برای تعمیر کارهایی که مدام شما را کند می کند استفاده کنید. آیا علاقه مند به یادگیری بیشتر در مورد روندها و راه حل های صنعت هستید؟ با فانی تماس بگیرید: cs-conveyor@wxcsjm.com/WhatsApp +8618921137719.

دیوید چن، 2024، چرا اتوماسیون ساده بیشتر از هزینه صرفه‌جویی می‌کند سارا میلر، 2023، قیمت پنهان کار دستی در عملیات‌های کسب‌وکار کوچک مایکل ترنر، 2022، مسیریابی سریع‌تر سرنخ و پیگیری فروش بهتر از طریق اتوماسیون گردش کار، امیلی رابرتز، 2024، گزارش یکپارچه‌سازی کار دستی، جیمز دای‌رشد، ویل رابرتز، 2024 2023، وظایف تکراری چگونه زمان را کاهش می دهند و چگونه اتوماسیون تمرکز تیم را بازیابی می کند